Tilbage til Kun for medlemmer

Referater

Medlemsmøde den 18.09.2018

Til medlemsmødet var mødt 17 medlemmer, incl. bestyrelsen.

Formanden bød velkommen og Torben P. blev valgt til ordstyrer.
Der var en del diskussion angående petanqueregler og hvordan alle bliver bekendt med de rigtige regler.
Der blev enighed om, at Erwin udskriver korrekte regler fra DPF og Anne medbringer en mappe, således at vi har
mappen i vores klubhus med reglerne, tilgængeligt for alle.
Med hensyn til vores baner vil der ikke ske store ændringer i nær fremtid. Vores økonomi er ikke til de store udskejelser.
Hvor vores baner ender med at være ved vi ikke endnu og der vil først ske noget omkring år 2021.
Vi får ikke lys på banerne, og derfor må DGI ændre starttidspunket til senest kl. 18.00 for vores turnerings-hjemmekampe,
således at vi kan færdige inden det bliver for mørkt.

Referant: Jette Petersen
______________________________________________________________________________

Bestyrelsesmøde i HPK 24.07.2018 i vores klubhus

Ved mødet¸det deltog:  Jørgen-Bo, Leif, AnneTorben H. og Jette
P.1.  Bestyrelsen drøftede ansøgning om tilskud til
Bornholmerturen den 09.06.2018 for vores DPF-hold.
Bestyrelsen fandt ikke grundlag til betaling af en 3. bil.
Ansøgningen blev afvist af den samlede bestyrelse.
Der blev ikke drøftet yderligere på mødet.
Referent: Jette

______________________________________________________________________________

2. Ansøgning om Bornholmertur

______________________________________________________________________________

Bestyrelsesmøde

Vedr. ansøgning fra DPF-holdet modtaget tirsdag den 7. august 2018 efter færdigspillet tirsdagsturnering.
DPF holdet ansøger endnu engang om tilskud til DPF- turnering på Bornholm 9/06/2018.
Bestyrelsen udbeder sig en fyldestgørende forklaring på nødvendigheden af en tredje bil, når
vi har modtaget en sådan forklaring fra DPF-holdet, vil vi selvfølgelig behandle ansøgningen på ny.
Øvrige påstande i ansøgningen tager vi til efterretning, men vælger ikke at kommentere disse.
Vi undrer os over, at Danmarksserieholdet ikke forespurgte bestyrelsen, om muligheden for tilskud til en tredje bil i god tid inden kampen skulle afvikles.
Med venlig hilsen
bestyrelsen Helsingør Petanque klub

_______________________________________________________________________________________________________________

Referat af den 16. ordinære generalforsamling

Tirsdag den 27. marts kl. 18,00 i Frivillighedscentret

Ervin blev valgt som dirigent, og bekræftede at generalforsamlingen var rettidigt indkaldt og alle 19 tilstedeværende havde indbetalt kontingent for 2018.

Anne blev valgt som referent, stemmetællere blev Torben P og Allan.

Formandens beretning (som kan ses på hjemmesiden) blev vedtaget med 18 stemmer for og 1 imod.

Efterfølgende spørgsmål til beretningen:

Ervin spørger ind til årets forpagtningsafgift og formandens svar er at vi går stille med det og som Lars påpeger er der ikke åbent i vores spilletider.

Der blev ligeledes stillet spørgsmål med hensyn til torsdags aftentræning og efterfølgende spil og Torben H. påpegede at vi har dårlig erfaring med træning, Lis og Ervin syntes, at hvis vi skal have nye medlemmer er torsdagstiden fin, Lars påpegede at bestyrelsen vil arbejde videre på sagen

Kassererens regnskab og budget for 2017 blev vedtaget

Efterfølgende spørgsmål til beretningen:

Ervin spørger ind til sponsorbeløbet som er det eneste beløb på regnskabet og kasserens svarer, at regnskabet kun er et papir der viser kassebeholdningen Vibber syntes at vi skal bruge af formuen, derefter blev der spurgt ind til betalingerne til DGI og DPF, der kommer ingen faktura og man skal bare betale og holdpriserne står på regnskabet.

Ervin spurgte ind til budgettet og ønskede at vide hvad kontingentet var for passive og junior medlemmer, svaret fra kasseren var, at der ikke havde været nogle i de sidste 5 år, Leif påpegede at det var første gang vi talte om det og at der ikke i Ervins tid ikke havde været fremført et sådan spørgsmål.

Lis spørger om vi skal flytte og svaret er, at der ikke vil ske noget før tidligst i 2020, vi beholder de 6 baner som vi har lige nu og der vil ikke komme lys på banerne.

Jette spørger ind til belægningen på banerne om de ikke kan ændres så de ligner andre baner, Leif svarer at en sådan belægning vil koste rigtig mange tusinde kroner og at vi så selv skal bearbejde det.

Valg af bestyrelse – på valg er: a. Kasserer (Torben H. ønsker ikke genvalg) + 2 bestyrelsesmedlemmer : (Leif villig til genvalg), (Lars ønsker ikke genvalg) .

Valgt til ny kasserer blev Anne Olsen for 2 år

Nye bestyrelsesmedlemmer blev: Jette Petersen ,  Leif for 2 år, Torben Hansen for 1 år.

Valg af to suppleanter Nuværende suppleant: Nina (villig til genvalg)

Valgt blev: Nina og Henrik

Valg af medlemmer til udvalg:
a. Turneringsudvalg Nuværende medlemmer: Ervin, Jørgen Bo, Vibber

Turneringsudvalget blev genvalgt

b. Bane- og klubhusudvalg Nuværende medlemmer: Jørgen Bo, Ervin, Torben P.
Bane og klubhusudvalget blev genvalgt

c. Aktivitetsudvalg Nuværende medlemmer: Jørgen Bo, Lars

Valgt blev Jørgen Bo og Vibber

Eventuelt:

Sander: i forbindelse med min hustru,s dødsfald har vi ikke holdt 1. minuts stilhed, Leif beklager på bestyrelsens vegne og vi holder 1. minuts stilhed.

Ervin spørger kasseren om vi har bestilt licenser til DPF, hvilket ikke er sket endnu og vi skal ligeledes huske 1 klublicens

Vibber spørger ind til vores formue og Leif orienterer om at medlemmernes årskontinget kun lige dækker den årlige drift.

Lars påpeger at DPF hold skal huske at stille op i klubtøj.

Debatten sluttede og Ervin takkede for god ro og orden samt takkede Torben for tiden som klubbens kasserer og formanden takkede for fremmøde.

 

____________________________________________________________________________________________

Referat fra bestyrelsesmøde tirsdag d. 13. februar 2018

På dagsorden var følgende emner:
1. Kontingentbetaling for 2018
2. Hold til turneringer 2018
3. Aktivitetskalenderen 2018
4. Nye medlemmer
5. Dato for generalforsamling
• Eventuelt

tilstede var: Jørgen Bo, Torben Hansen, Leif Lundø, Lars Durafour og Anne Olsen
Kasseren fortalte at der d.d. var 25 medlemmer der havde indbetalt kontingent for 2018 til d.d.
Derefter drøftede vi hold til 2018 turneringen og da alle har indbetalt kontingent så kan både DTP og DGI hold tilmeldes, når holdlederne er blevet adspurgt og har meldt ind. Ligeledes vil klubben købe 2 frilicenser
Aktivitetskalenderen er nu på plads, men skal lige justeres i forb. med bl.a. turneringen i Kongens Have og evt. andre aktiviteter.
Generalforsamlingen skal afholdes i Frivillighedscentret en af dagene den sidste uge i marts (vi kender datoen hurtigst muligt) og næste bestyrelsesmøde blev aftalt til 20. marts. Derefter blev der bedt om at få rettet bestyrelsens navne til, således at det er tydeligt hvem der tegner bestyrelsen.
For at få tilgang af nye medlemmer havde Jørgen formuleret et forslag som følger vi inviterer nye og gamle medlemmer til petanque træning med start torsdag den 10 og søndag den 13. maj henholdsvis torsdag kl. 18,30 og søndag kl. 10,00. Jeg havde forestillet mig, at vi starter med træning og derefter spillede 2 kampe. De første 9 gange skulle være gratis for nye medlemmer. Vi skal markedsføre arrangementet på facebook, hjemmesiden og i aviserne. Han har talt med nogle yngre mennesker der gerne vil spille petanque. På bestyrelsens vegne Anne Olsen referent

________________________________________

Referat fra medlemsmøde søndag d. 24. sept. 2017

Formanden bød velkommen til de 13 medlemmer der var mødt op og gav samtidig ordet frit med ønske om et godt møde.

Debatten blev straks startet, der blev talt om modtagelsen af nye medlemmer, der blev foreslået at man kan sætte en ekstra træningsdag ind og Mogens vil gerne stille sig til rådighed for det, hvilket så vil medføre, at vi kan spille vores tirsdagsturnering på vanlig vis. Der blev ligeledes talt om, at hvis vi skal have en træner udefra kræver det tilmelding.

Snakken gik også om hvordan vi kan tiltrække nye medlemmer og at vi kan prøve på at få pressedækning så borgere i Helsingør også ved, at der findes en petanque klub i Helsingør.

Ligeledes kan vi henvende os til skolerne og invitere til en træningsdag som led i skolernes fritids/sports aktiviteter.

Samtidig var der enighed om at nye medlemmer ikke kan deltage i tirsdagsturneringen før en vis indsigt i spil og regler er opnået.

Igen blev der talt om anvendelse af OK-pengene, hvor der blev ønsket, at disse penge eller nogle af disse penge kunne gives som tilskud til befordring når der spilles udekampe, det var der bestemt ikke enighed om. Der blev også mindet om, at der er medlemmer som ikke der spiller på hold og deres kontingent er jo med til at betale udgifterne for holdspillerne.

Vi talte også om opførsel og omgangstone, vi skal huske at være mere tolerante og venlige overfor hinanden.

Mødet sluttede i god ro og orden

________________________________________

Bestyrelsesmøde tirsdag den 22. august 2017.

Ang. opførsel i henhold til § 3 og 16
Tilstede: Jørgen Bo, Torben Hansen, Lars Durafour og Anne Olsen
Sagen drejer sig om grim talemåde over for et medlem og derfor ser vi os nødsaget
til give en advarsel, hvor vi henstiller til anstændig og ordentlig opførsel jævnfør § 3 og 16.
Vedtaget af bestyrelsesmedlemmerne:
Jørgen Bo, Torben Hansen, Lars Durafour og Anne Olsen

________________________________________

Bestyrelsesmøde tirsdag den 12. juni kl. 11,30

Dagsorden: Opførsel m.m. i henhold til paragraf 3 og 16

Til stede var: Jørgen Bo, Torben Hansen, Lis Nielsen, Leif Lundø og Anne Olsen

Sagen drejer sig om grim talemåde over for modstandere og medlemmer, det er sket flere gange og nu ser vi os nødsaget til at give en advarsel, hvori vi henstiller til en anstændig og ordentlig opførsel jævnfør paragraf 3 og 16.

Vedtaget af en enig bestyrelse

___________________________________________________________________________________________

Referat af den 15. ordinære generalforsamling

Søndag den 19. marts kl. 12,00 2017 i Frivillighedscentret
Referat:

Lars blev valgt som dirigent

Anne blev valgt som referent, Jette og Tove som stemmetællere

Ervin gør opmærksom på at indkaldelsen til generalforsamlingen ikke er opstillet efter vedtægterne, Jørgen Bo beklager fejlen

Formanden fremlagde sin beretning for 2016, /som også kan læses på vores hjemmeside) vi holdt 1 minuts stilhed til ære for Verner, s minde.

Kasseren fremlagde sit reviderede og godkendte regnskab for 2016 og budget for 2017, som begge blev godkendt.

Der var ingen indkomne forslag
Der blev spurgt ind dato for Helsingør Open 2017, men denne kunne ikke på nuværende tidspunkt oplyses. Endvidere blev der spurgt ind til aktiviteterne, formanden oplyste at aktivitetskalenderen ligger på hjemmesiden.

Valg til bestyrelse på valg er:
Jørgen Bo villig til genvalg – valgt for 2 år
Lis Nielsen villig til genvalg – valgt for 2 år
Lars Durafour som ikke ønskede genvalg, Anne Olsen blev valgt for 1 år

Valg som bestyrelsessuppleanter er:
Anne Olsen bliver afløst af Lars Durafour
Nina Schougaard villig til genvalg – valgt

Valg af 2 revisorer:
Allan Brinch villig til genvalg – valgt
Torben Petersen villig til genvalg
Revisorsuppleant blev Lars Durafour

Valg af medlemmer til udvalg:
Turneringsudvalg:
Jørgen Bo, Ervin og Vibber
Bane og klubhusudvalg:
Jørgen Bo, Ervin og Torben Petersen
Aktivitetsudvalg:
Jørgen Bo, Lis Nielsen, Lars Durafour

Eventuelt
Under dette sidste punkt på dagsordenen blev der livlig debat, som spændte over mange emner bl.a.:

Grus på banerne og hvilke baner der skal belægges med hvilken grus eller andet materiale.
Før der bestilles grus skal der være en bindende liste med hvilke medlemmer der stiller op til dette arbejde.

Proppenge blev også debatteret livligt igen, selvom der havde fundet en afstemning sted, hvor det blev til et ja til at betale. Det blev igen oplyst, at vi kan opsige denne aftale med 1 måneds varsel, men det vil så betyde at vi absolut ikke må medbringe mad og drikke,ej heller til kampe/stævner.
Bestyrelsen udtrykte skuffelse over at denne debat stadig fortsætter.

De nye regler skal vi lige kalde til samling for at gennemgå, så vi ikke skal kives over dette når vi spiller, der mindes også om, at de nye regler ligger på hjemmesiden.

Sidst blev der talt lidt om det nye klubtøj som alle medlemmerne kan købe til en fornuftig pris.

Formandens beretning 2017

I september valgte både Connie og  Ervin at trække sig fra bestyrelsen, så i oktober blev nødt til at holde en ekstraordinær generalforsamling og ved den lejlighed valgte Inger også at trække sig for bestyrelsen og jeg blev konstitueret formand og Lars og Lis Nielsen blev konstitueret bestyrelsesmedlemmer. Anne og Nina blev konstitueret suppleanter.

Her i vinteren har vi haft en del aktiviteter bl.a. har vi været i Fredensborg og spille Halloween og Juleturnering, vi var ca. 10 medlemmer fra os der deltog i turneringerne, og det har resulteret i at vi har inviteret Tributor til vores Påske- og Strandturnering.
Til tirsdagsturneringen har vi spillet hele vinteren og vi har været mellem 7 til 16 medlemmer der har trodset slud, regn, blæst og kulde og mødt op. Om søndagen tror jeg kun at der har været en spilledag vi ikke har spillet.
Medlemsmæssigt er vi gået lidt tilbage i forhold til sidste år, vi er foreløbig 30 betalende, vi er nok ikke så gode til at reklamere for vores klub, så det er nok en ting vi skal gøre bedre. Så vi kan få nogle nye medlemmer.
Så har vi desværre mistet en af vore medlemmer Werner, der døde.
Vi har det samme antal DGI og DPF hold som sidste sæson.
Leif og Torben har været til møde ang. den nye fodboldarena og de har fået at vide at der først vil ske noget med vores baner i 2021. Vi regner med at vi har holde Helsingør Open, da de først starter i august med at grave de grusbaner op, vi plejer at holde H.O.
Til sidst vil jeg sige tak til formanden og de bestyrelsesmedlemmer der har valgt at trække sig for det arbejde, de har gjort for klubben.
Vi har i år haft et indbrud og det var natten mellem onsdag og torsdag, bommen var skruet af og døren brækket op, der blev stjålet sodavand, men øl og penge var ikke rørt, vi skal nok ikke have noget at værdi i klubhuset for fremtiden. Så i skal selv have drikkevare med. Leif og jeg har nødtørstigt ordnet låsen.

M.v.hilsen
Jørgen Bo, konstitueret formand

 

_________________________________________________________________

Referat af bestyrelsesmøde d. 22.2 2017

Mødet startede med at tale om planerne om vores fremtidige placering af vores baner og hus, men vi blev enige om at vi vil vente til brugermødet d. 2. marts før yderligere tale. Leif og Torben deltager I brugermødet.
Derefter gernnemgik vi aktivitetskalenderen, der ligger på hjemmesiden og rettede datoer o.s.v.
Flere medlemmer har efterspurgt klubtøj med logo på, Jørgen Bo undersøger muligheder for klubtøj med logo til en rimelig pris.
Torben oplyste om at han havde tilmeldt DGI holdene og DPF holdet.
Mødedeltagere:
Jørgen Bo, Torben H., Leif, Lis N., Nina (suppleant for Lars).

_________________________________________________________________

Ektraordinær generalforsamling d. 1.10. 2016

Lars blev valgt som dirigent, han oplyste at generalforsamlingen var rettidiget indvarslet.
Ervin, Inger og Connie har valgt at forlade bestyrelsen.
Bestyrelsen indstillede Lars Durafour og Lis Nielsen til bestyrelsen og Nina og Anne som suppleanter. De blev alle valgt.

Under eventuelt:
Torben har haft møde med Flemming Bech om grus på banerne, her blev det aftalt at der ikke sker noget før til foråret.

Vibber stillede spørgsmål om DGI og DPF hold til næste år.
Torben svarede at vi først skal tilmelde hold til marts, så vi må vente til at se hvor mange der ønsker at deltage i turneringerne til næste år.

Lars har kontaktet Jan Ryberg ang. om at det er korrekt at Cafe Hanne har udskænkningen af mad og drikkevarer på udendørsarealerne, Jan Ryberg vil tage spørgsmålet med til idrætsudvalget.

Leif oplyste at Cafe Hanne har kontrakt på serveringen både inde og ude på hallens område. Hvis vi havde nægtet at betale ’’proppenge’’, havde Helsingør Hallen krævet at vi skulle betale husleje.

Leif oplyste endvidere at Flemming Bech skal have møde med de øvrige klubber ang. ’’proppenge’’ da han mente at nogle klubberne ikke havde orienteret deres medlemmer ordentligt om aftalen med Cafe Hanne.

Allan roste Ervins indsats for klubben, det var der stor enighed om.

PBV
Jørgen Bo

_________________________________________________________________

[gview file=”

Bestyrelsesmøde afholdt den 21.10.2016

Tilstede: Leif, Inger, Jørgen Bo, Leif

P.g.a.  Connie,  Ervin, Lis og Inger har valgt forlade bestyrelsen,  besluttede vi på bestyrelsesmødet at vi vil indkalde til ekstraordinær general forsamling, hvor vi skal vælge 2 bestyrelsesmedlemmer og  2 suppleanter.

P.b.v
Jørgen Bo

_________________________________________________________________

Ekstraordinær generalforsamling afholdt den 18.10.2016

Tilstede: Leif, Inger, Jørgen Bo, Leif

Bestyrelsen afholdte ekstraordinær generalforsamling 18/10-2016 med et punkt på dagsordenen: Betaling af proppenge til Cafe Hanne, der var fremmødt 23 medlemmer og 5 af dem havde fuldmagter med. 17 stemte for, 11 imod proppenge, derfor er det besluttet at Leif og Torben kontakter Cafe Hanne.

_________________________________________________________________

Referat af bestyrelsesmøde afholdt den 10.5.2016

Tilstede: Ervin, Jørgen Bo, Connie, Leif, Torben

Evaluering af Helsingør Open
Her lidt småobservatoiner:
Helsingør Open forløb fint, og uden de store helt problemer. Dog var der lidt panik omkring resultaterne til indberetning i systemet. De blev dog løst på allerbedste vis. Næste år, vil vi lave om på kampsedlerne, så holdene selv får dem med ud på banerne, og selv skriver resultaterne. Næste år vil vi opkræve deltagergebyr sammen med tilmeldingen, da dette vil lette administrationen, og samtidig har man ikke så mange penge liggende på stedet.Måske vil vi prøve at sælge kaffe og morgenbrød, da flere efterspurgte dette.Der skal indkøbes flere kildevand, da dette også var efterspurgt. Endvidere skal vi passe på med at indkøbe så meget mad, for det bliver ikke solgt, og så er fortjenesten ikke så stor.

Hold og reserver under DPF
Da klubben er nødt til at anvende reservespillere gennem SLT-turneringen, har det været kutyme, at klubben betalte reservespillerens licens. Dette kan godt beløbe sig til et større beløb pr. år, og der kunne ikke mere købes dagslicenser. Connie ville prøve at finde en anden løsning på udfordringen, ved at forhøre sig i DPF, om man ikke kunne købe en års-licens som alle reserver kunne anvende, dog ikke på én gang. Det var dog ikke nødvendigt at henvende sig til

DPF, da nedenstående stod så fint i Klubmappen:

§ 11: Fri-licens.
En fri-licens kan købes via hjemmesiden: www.petanque.dk, benyt knappen i højre side ”DPF  tilmeldinger og betalinger”.
En klub kan bruge 2 fri-licenser pr. år. Den kan benyttes i Al Bank SLT, vinterturneringen og ranglisteturneringer.Hvis en klub ikke kan stille hold, kan klubben gøre brug af en fri-licens. Fri-licensen kan bruges til én spiller, men kan sættes i spil flere gange om året til forskellige spillere. Klubmappens regler er også gældende for alle som spiller på fri-licens. Fri-licenser kan købes efter behov og kan kun købes af klubberne.
Hvis fri-licensen bruges i VT eller SLT skal spilleren være medlem af den pågældende klub, dette er ikke gældende til ranglisteturneringer, dog skal spilleren her være på hold med en spiller der har personlig licens, fri-licensen kan ikke benyttes i single.
Ved køb skal der oplyses klubbens navn samt om det er nr. 1 eller nr. 2 man køber. Fri-licensen koster 230 kr. pr. stk.

Altså har vi mulighed for t indkøbe max. 2 fri-licenser pr. år, hvis det skulle blive aktuelt. De reserver der har lånt klubtøj, og som ikke ønsker at blive ”brugt” som reserver, skal overdrage klubtøjet til anden reserve. For en god ordens skyld; alt klubtøj er klubben ejendom!

Træning
Torsdagstræningen vil blive genoptages igen. Form og omfang drøftes i spillerudvalget, og udmeldes herefter.

Brugermøde i Hallen
Den 14. juni afholdt hallen deres ½ årlige brugermøde, hvor Connie deltog. Der var præsentation af de nye forpagtere, samt ultrakort orientering fra Hallen omkring det ny stadion. De nye forpagtere fremkom med en række tilbud/event i 2016/2017, samt div. tilbud til klubberne vedr. køb af forplejning og drikkevarer. Hallens ledelse gjorde meget ud af, at alle klubber skal bakke op om de nye forpagtere, og ikke selv medbringe div. mad og drikke.
Der var spørgsmål til, hvilke sanktioner der ville være, hvis ikke dette blev overholdt. Hertil svarede Hans Henrik Schmidt, at i værste fald kunne klubberne bortvises, men at man ikke håbede at skulle komme dertil.

Café Hanne far ferielukket i hele juli måned!
Der blev spurgt til lys på vores baner, men hertil var svaret, at det blev ikke før endelig placering af klubben på det nye stadion var kendt.

Referat fra mødet er i skrivende stund ikke modtaget, men vil være at finde i vores Klubmappe senere.

SLT-afvikling
Klubben er vært til årets sidste turnering, som afholdes på grusbanen den 13. august 2016.
Ervin sørger for reservation af banen, samt at de lige bliver trukket over med maskinen.

Eventuelt
Nu er huset færdigt, og kan nu tages i brug. Vi skal dog være opmærksomme på, at der ikke kommer nogen og gør rent efter os! Hver bruger af huset må således selv, eller i samarbejde rydde op og feje efter sig mm efter brug.
Der vil blive ophængt en ”husorden” – Connie sørger for dette.
Der blev drøftet indkøb af evt. støvsuger, men alle var enige om, at en god kost, og nogle andre måtter kunne gøre det.
Der blev ligeledes drøftet indkøb af nogle knager til tøj mm, samt placering af disse, og der var flere forslag herom. Vi besluttede at dette var Bane- og Klubhusudvalgets opgave, som også i samme moment skal aftale hvornår bestilling af grus kan foregå, samt udlægning af samme.
Udvalget opfodres til at indkalde til snarligt møde.

Torben har udsendt ny medlemsliste, og Jørgen Bo ajourfører hjemmesiden med denne.

Næste møde: 2. august

PBV

Connie
________________________________________________________________________________________

Referat af bestyrelsesmøde afholdt den 23.3.2016

Tilstede: Ervin, Jørgen Bo, Torben, Connie, Inger (suppleant for Leif)

Nyvalgte bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
Leif blev valgt til bestyrelsen, og Inger og Lis C. som suppleanter. Velkommen til jer.
Konstituering af bestyrelsen
Jf. vedtægternes § 11, konstituerede bestyrelsen sig således:
Næstformand: Connie
Sekretær: Connie

Medlemsmøde er fastsat til den 20/9 2016 kl. 18.00 i Frivilligcentret – Ervin Booker lokale.
Generalforsamlingen for 2017 er fastsat til den 28/3 2017 – Ervin Booker lokale.
Generalforsamlingen
Referat for Generalforsamlingen er udsendt, og i skrivende stund, er tidshorisonten på levering af klubhus, rykket til den 28/4 2016.
Jørgen Bo lægger referatet på hjemmesiden.
Bane- og klubhusudvalg: Ervin indkalder til møde den 19/4 2016
Turneringsudvalg: Ervin indkalder til møde den 6/4 2016
1. møde omhandler tilrettelæggelse af OK-cup, som nu skal spilles med fast makker.
Gennemgang af aktivitetskalender
Flere DGI-hold har sammenfald af datoer, og nogle er forsøgt ændret. Kalenderen lægges på hjemmesiden nu, og endelig version tilrettes snarest.
Møde med udviklingskonsulent fra DPF
På næste bestyrelsesmøde drøftes anbefalingerne fra DPF, Kenneth Dreyer. Medbring referat fra Kenneth!
Eventuelt
Jørgen Bo har haft kontakt med Fredensborg Petanque, ang. evt. køb af deres store telt, samt stole. Jørgen undersøger nærmere mht til pris mm.
Spillertøj til DS-holdet – Connie undersøger mulighederne mht pris mm.
Torben understregede kraftigt, at spillerne til DS, snarest får indbetalt sin Licens til Klubbens konto, da de er indkøbt og betalt af klubben.
Pbv
Connie

______________________________________________________________________________________________

Referat af 14. ordinære Generalforsamling

Tirsdag den 29. marts 2016 kl. 18.00 i Frivillighedscentret

1. Lars blev valgt som dirigent

2.  Connie var referent og Torben P. og Nina var stemmetællere

3. Formandens fremlagde sin beretning for 2015, hvor han bl.a fortalte om placeringerne vedr. DGI- og DPF holdene, samt div. omkring nedbrænding af vores klubhus.

Beretningen udsendes separat.

Torben H. meddelte at der var bestilt et nyt hus, Gotland 19, til levering den 21. april 2016.

4.  Kassereren fremlagde det reviderede regnskab som blev godkendt.

5.  Kassereren fremlagde budget for 2016 vedr. fastsættelse af kontingent, som forbliver uændret. Budgettet blev godkendt.

6.  Der var indkommet 2 forslag:

a. Nedsættelse af kontingent: – forslaget blev trukket tilbage, da et flertal af

b. Klubtøj til klubbens medlemmer med tilskud: Forslaget blev trukket tilbage, da bestyrelsen ikke mente at der var belæg herfor, og at vi ikke på nuværende tidspunkt vidste hvor mange penge der skulle bruges i fremtiden til hus, baner mm. der ikke var taget en generel beslutning i bestyrelsen vedr. dette, og at det var en fejl at der var kommet meddelelse ud på hjemmesiden.

7. Ervin informerede om at det beløb vi havde fået fra HSU til lys, var gået tilbage til kommunen, da vi ikke kunne anvende det inden udgangen af 2015. Vi kunne søge igen.

8.  Aktivitetskalenderen er under udarbejdelse, og vil komme på hjemmesiden efter næste

bestyrelsesmøde, der afholdes den 4. april.

9.  Valg til bestyrelsen – på valg er:

a. Torben Hansen, Kasserer – villig til genvalg

b. Lars Durafour, Bestyrelsesmedlem – ønsker ikke genvalg

c. Jørgen Bo Wind, Bestyrelsesmedlem – villig til genvalg

Torben blev genvalgt

Der var 3 medlemmer der ønskede en plads i bestyrelsen, og der var 2 pladser:

Inger og Leif, og da Jørgen Bo også var på valg, skulle alle 3 i spil.

Ved skriftlig afstemning blev Jørgen Bo og Leif valgt til bestyrelsen.

______________________________________________________________

Referat af bestyrelsesmøde afholdt den 23.3.2015

Tilstede: Ervin, Jørgen Bo, Torben, Lars, Connie (referent)
Generalforsamlingen
Regnskab og budget blev drøftet. Mht tilskud til kørsel o.lign. ved kvalificeringer mm, tages op i bestyrelsen fra gang til gang.
Indkomne forslag:
1. Vedtægtsændringer justeret, og udsendes
2. Kontingentforhøjelse til 350,00 kr. for 2016 under forudsætning af at vi får en stor regning på lysanlæg.
Jørgen Bo/Torben sørger for nøgle og forplejning.
Opsamling fra tidligere bestyrelsesmøder
Stålcontainer – vi ønsker stadig at få en, så Ervin taler med Hallen herom.
Lysanlæg – Der er bevilget midler fra HSU, og der skal nedsættes et lysudvalg.
Beklædning til DS-holdet – Connie har fundet jakker, og undersøger nærmere hos forhandleren.
Midler fra Nordea-fonden – Vi skal have et CVR.nr. (har vi det) Torben undersøger. Når det er på plads vil Ervin søge om yderligere tilskud til lysanlæg.
Gennemgang af aktivitetskalender
Helsingør Open er programsat til den 31. maj 2015.
Mix-double er indføjet som et nyt klubmesterskab.
DGI – sæson 2015
Der er tilmeldt 3 kvartetter og 3 sekstetter. Se holdoversigter her: Holdoversigt DGI
Jørgen Bo og Torben deltog i DGI-mødet i Hillerød, men der var ikke noget at berette.
I skrivende stund er der endnu ikke kommet spilledatoer ud.
DPF – sæson 2015
Der er tilmeldt 1 hold til Danmarksserien. Vi ligger i pulje 3 se her: DK3
I år er der ikke tilmeldt hold til Veteranturneringen. Grunden er, at det er svært at samle spillere hertil.
Diverse
Jørgen Bo og Torben deltog i mødet med Spar Nord, men der var intet at berette. Petanquesporten er ikke så attraktiv i disse kredse.
Møde med udviklingskonsulent fra DPF
Kenneth Dreyer fra DPF fortalte om de nye tiltag. Bl.a klubudvikling, status og fremtid i Helsingør, træneruddannelse og frivillighedsstrategi.
Det var et givtigt møde, og emnerne skal vi arbejde videre med.
Her kan I læse mere om tiltaget fra DPF: Udviklingskonsulent
Pbv
Connie

Referat af 13. ordinære Generalforsamling


mandag den 30. marts 2015 kl. 18.00 i Frivilligcentret
Referat

  1. Valg af dirigent – Sandor
  2. Valg af referent og stemmetællere – Connie – Benny & Vibber
  3. Formandens beretning – og evt. beretning fra udvalg – Vedlægges referatet
  4. Kassereren fremlægger det reviderede regnskab – Regnskab godkendt
  5. Kassereren fremlægger budget for fastsættelse af kontingent – Budget godkendt
  6. Behandling af indkomne forslag – skal være formanden/sekretæren i hænde senest 19. marts, jf vedtægterne §7.
    1. Justering/ændring af klubbens vedtægter.                                                      Forslag til §11 ”suppleanter deltager ikke i bestyrelsesmøder” vedtoges ikke, så oprindelig vedtægt bibeholdes  ”suppleanter kan deltage i bestyrelsesmøder, dog uden stemmeret” Øvrige rettelser vedtoges. Vedtægter tilrettet og vedlagt.
    2. Kontingentstigning for 2016 til 350,- kr./årligt. Under forudsætning af at vi får en for stor regning i.f.m etablering af lysanlæg på banerne. – Vedtaget
  1. Information fra bestyrelsen – Generalforsamling i Frivilligcentret den 29/4
  2. Informationer om aktiviteter i, og uden for HPK.                                                      Ervin orienterede fra møde med HSU den 25. marts, samt fra mødet med udviklingskonsulen Kennet Dreyer fra DPF den 23. marts.                 Der er fremsendt spilledatoer til DGI-holdene, og aktivitetskalenderen er opdateret og lagt på hjemmesiden. Kan også ses her: DGI – min idræt

 

  1. Valg af bestyrelse – på valg er:
    1. Ervin Cortsen, formand – villig til genvalg.                                                         Ervin fortsætter, men gjorde opmærksom på at det absolut var sidste periode
    2. Connie Nyborg, sekretær – villig til genvalg. Connie fortsætter                                   
  2. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen
    1. Else Marie Øland – villig til genvalg? Else Marie fortsætter
    2. Margit Jensen – villig til genvalg?                                                                        Margit Jensen var ikke til stede, så Margit Von Elling blev valgt som ny suppleant
  3. Valg af 2 revisorer
    a. Benny Cortsen – villig til genvalg. Benny fortsætter
    b. Torben Petersen – villig til genvalg? Torben fortsætter
  4. Valg af 1 revisorsuppleant
    1. Allan Brinch – villig til genvalg? Allan fortsætter
  5. Valg af medlemmer til udvalg
    1. Turneringsudvalg
      Nuværende medlemmer: Ervin, Vibber, Per, Connie. Ingen ændring
    2. Bane- og klubhusudvalg
      Nuværende medlemmer: Lis, Vibber, Jørgen Bo. Ingen ændring
  1. Eventuelt

 

Referat af bestyrelsesmøde afholdt den 9.2.2014

Tilstede: Vibber, Jørgen Bo, Torben, Connie (referent) Fraværende: Ervin Holdtilmelding af hold sæson 2014 I 2014 repræsenteres klubben af følgende hold: DPF-regi Et hold til Danmarksserien – tilmelding senest den 1. april 2014 Holdleder: Ervin Et hold i Veteranturneringen – tilmelding senest den 1. april 2014 Holdleder: Jørgen Bo DGI-regiTo hold til 6-mandsturneringen – vi har et hold i A-rækken, og et hold i B-rækken. Holdleder A: Vibber Holdleder B: Connie Se ranglisten her: Rangliste 6-mands gruppe A-C To hold til 4-mandsturneringen – vi har et hold i A-rækken, og et hold i B-rækken. Holdleder A: Ervin Holdleder B: Torben Se ranglisten her: Rangliste 4-mands gruppe A-C Klik her for info 2014: Landsdelsturnering 2014 for 4 og 6 mandshold Turneringen skydes i gang i uge 17, men DGI inviterer de respektive holdledere for nærmere info. Torben tilmelder og betaler for alle hold, samt bestilling af Licens til spillerne på Danmarksserie- holdet. Det er bestyrelsens ønske, at flere medlemmer vil melde sig til holdspil. §18 midler Jfr. Frivillighedscentrets nyhedsbrev af februar 2014: Puljen kan søges til frivilligt socialt arbejde, som er forankret i Helsingør Kommune. Foreninger, netværk, rådgivninger, væresteder, sociale cafeer, besøgsvenner- og aflastningstjenester kan søge, til etablering af nye aktiviteter samt udvikling og styrkelse af eksisterende aktiviteter. Frist for ansøgning er den 15. februar 2014. Bestyrelsen drøftede hvilke aktiviteter Helsingør Petanque Klub kunne ansøge om midler til. Det er bl.a.:

  • 8-fods stålcontainer
  • EL-installation i klubhuset
  • Etablering af lysanlæg ved banerne

Connie undersøger mulighederne, og indhenter ansøgningsskema. I skrivende stund er ovenstående indhentet, men vi skal oplyse flg.: Foreningens samlede økonomi. (Oplysning om budget, herunder indtægtsgivende forhold som f.eks. egenbetaling for deltagelse, medlemskontingent, tilskud fra Hovedkontoret o. lign.) Forhåndsudfyldt skema afleveres til Torben, som på påfører resten. Se her hvilke beløb, og til hvem der blev bevilget midler til i 2013 Nyt Logo Der er udtrykt ønske om at vi får et nyt logo til klubben. Vi hedder i dag HPK2003, men ingen ved hvad det står for. Så i stedet er ønsket at hedde ”Helsingør Petanqueklub” Jørgen Bo arbejder videre med dette. Tøj til DS-holdet Bestyrelsen drøftede muligheden for at klubben indkøber trøjer og jakker til spillerne på Danmarksserie-holdet. Da det er et krav fra DPF, at spillerne skal være ens påklædt. Da vi også spiller i den kolde tid, er vi nødt til at have varme ens jakker. Drøftelsen genoptages når hele bestyrelsen er samlet. Se regler i DPF Klubmappe afsnit 01-01 §10. Aktivitetskalender Vi skal gang med at planlægge årets aktiviteter, så udkast til aktivitetskalenderen efterlyses. Ervin er sikkert startet, så når han er klar, sendes den til bestyrelsen, og Connie færdiggør den, hvorefter Jørgen Bo lægger den på hjemmesiden. Container Ansøgning om stålcontainer er godkendt, og skal opsættes ved siden af vores klubhus. Torben taler med Hallen i uge 8 om at fjerne grusbunken der ligger i vejen. Udgiften til containeren forsøgt indhentet af §18 midler (se andetsteds). DIV. Klik på nedenstående link, og se lidt Petanque JEG VIL VÆRE VERDENS BEDSTE!” og andre petanqueindslag Pbv Connie ______________________________________________________________________ “Når man er en bjørn med en meget lille forstand, og man giver sig til at finde på ideer, så opdager man undertiden, at en ide, som er meget god inde i en, er helt anderledes, når den kommer frem for dagens lys, og andre giver sig til at se på den.” – Peter Plys

Referat af bestyrelsesmøde afholdt den 24.9.2013

Tilstede: Ervin, Vibber, Jørgen Bo, Torben, Connie (referent) 10 års jubilæum Klubben har 10 års jubilæum den 23. oktober 2013, og det fejres med en lille intern jubilæumsturnering, lørdag den 26. oktober 2013 kl. 14.00 på banerne. Det bliver en turnering over 3 runder med skiftende makkere, og efter spillet vil klubben være vært med mad og drikke, og til dette har vi lejet HSOK’s lokaler. Jørgen Bo sørger for invitationen. DGI Den 25. februar 2014, er der møde for holdlederne for de respektive hold i DGI-regi vi måtte ønske at tilmelde til sæson 2014. Vi har pt 4 hold, men ser gerne at flere har lyst til at danne sig et hold enten som 4-mands eller 6-mands. Det samme gælder for vinterturneringen, hvor vi i sæson 12/13 deltog med 1 hold.  Nærmere information om tid og sted følger. Turneringspræmier Der har været flere tilkendegivelser vedr. turneringsafgiften var for høj, og præmierne var for fedtede. Til dette vedtog bestyrelsen enstemmigt, at størstedelen af turneringsafgiften skal gå til præmier. Således besluttedes det, at vi til vores interne mesterskaber genindførte, at 1.pladsen får 3 fl. Vin, 2.pladsen får 2 fl. Vin, og 1 fl. Vin til 3.pladsen. OK-cuppen er friholdt fra ovenstående. Endvidere besluttede vi, at for at få et større sammenhold ved disse turneringer, at genindføre fælles frokostpause, således at alle spiser på samme tid. Et forslag er, at vi f.eks på skift købte brød og pålæg, og udgiften deltes på dagen. Jørgen Bo meldte sig som den første. Interne mesterskaber Vores mesterskaber i single, double og triple fordeles i 2014 over en større del af året, og vi forsøger at passe dem ind i aktivitetskalenderen, så singlen vil ligge maj, doublen i juni/juli og triplen i september. Aktivitetskalender Ervin påbegynder indskrivningen af de turneringer der skal afholdes i 2014. Bestyrelsen supplerer, og Connie færdiggør kalenderen til udsendelse. Der var enighed om, at aktiviteterne så vidt det er muligt, ikke kan/skal flyttes når først de er programlagt. Container Hos Helsingør Kommune er der ansøgt om tilladelse til opstilling af en container nær klubhuset, og vi afventer svar. HSU Da klubben nu er medlem af HSU (Helsingør Sports Union), aftaltes det at ansøge om tilskud til overtøj, til de spillere der er tilmeldt vinterturneringen. Connie undersøger muligheden. Pbv Connie

Den 2.8.2012

Hermed lidt nyt og gammelt. Vedligeholdelse af banerne fandt som bekendt sted søndag den 12. august. 15 dynamiske medlemmer var mødt op og udførte et flot stykke arbejde, så banerne nu er i rigtig god stand. Specielt var nogle glade for bane 6, som var blevet renset for de større sten. Efter spillet, kunne vi nyde 1 forfriskning og diverse grillmad. En rigtig god dag, som kun kan fremme sammenholdet i klubben. På mødet blev aftalt enhedspris på øl og vand til 7 kr. Torben og jeg er blevet enige om, at kaffen i en periode er gratis, da jeg har nappet en del gamle varer i Netto, som belønnes med 1 pose kaffe. Vi blev enige om en formel for afvikling af klubmesterskaber, især vil vi sørge for, at der er præmier til flere del- tagere end normalt. Kulturnatten bliver uden vores deltagelse. Frivillighedscentret kan vi bruge til generalforsamlinger, medlemsmøder m.v. Torben og Jørgen Bo vil undersøge muligheden for indenden dørs petanque ved Kronborg i vinterhalvåret. For at blive medlem af HSU, skal de have kopi af referat fra stiftende generalforsamling. Det virker en smule bureaukratisk, men Ervin vil i forbindelse med andre sager, han skal drøfte med Flemming Beck, se om vi kan blive medlem uden disse formalia. Det må nok kunne lade sig gøre. Det var vist det vigtigste, hilsen Allan.

Den 25.6.2012

Deltagere var, Ervin, Jørgen Bo, Torben og Allan.
Ervin oplyste, at årets Kulturnat skulle afholdes i mørke, det er der som regel om natten, derfor ikke aktuelt for os.
Evaluering af Helsingør Open. Der var heldigvis ikke noget at komme efter. Fremtidig vil vi fritage Ervin for indsamling og opbevaring af præmier.
Vi vil overveje, om vi fremtidig skal spille efter Schweizersystem, eller måske en afart af systemet. Vi kunne også, som nogle ønsker, spille på faste baner, det kræver naturligvis, at vi forinden skaffer det fornødne, materiale som en sådan ændring kræver.
Uge 34 spilles en afdeling af formiddagspetanque, vil vil benytte lejligheden til at studere, hvordan en sådan turneringsafd. forløber.
Afvikling af klubmesterskaber gøres afhængig af antal tilmeldte.
Nordsjælland Open afvikles den 1. september.
Harald nyborg sælger 2 bænke og 1 stol for 547,00 kr., vi køber 2 sæt.
Vi vil overveje at købe 1 solidt telt og ekstra pløkke.
Vi undersøger, hvad en 10 fods container til opbevaring af værdigenstande koster.
Torben har et skab, der kan anvendes til service, m.v.
Slut, kl. 19.50, Allan.